Zakup sprzętu IT przed końcem roku. Jak zaplanować budżet i terminy dostaw
Zakup sprzętu IT przed końcem roku ma sens, gdy odpowiada na realną potrzebę: urządzenia są po okresie gwarancji, w styczniu dochodzą nowi pracownicy albo tegoroczny budżet wygaśnie, a zakup i tak jest zaplanowany. Jeśli wydatek ma obciążyć koszty tego roku, liczy się m.in. termin dostawy i oddania sprzętu do używania, a nie data zamówienia. Dlatego specyfikację, ofertę i termin dostawy warto ustalić w listopadzie lub na początku grudnia.
Kiedy zakup sprzętu IT przed końcem roku ma sens, a kiedy nie
Koniec roku sprzyja szybkim decyzjom, ale „mamy jeszcze pieniądze” to za mało, żeby zamawiać laptopy. Przed złożeniem zamówienia sprawdź, czy zakup spełnia przynajmniej jedno z poniższych kryteriów.
- Realna potrzeba. Są konkretne zgłoszenia: wolne komputery, awarie, brak stanowisk dla nowych osób, sprzęt, który nie spełnia wymagań nowego oprogramowania.
- Budżet, który wygaśnie. Środki przypisane do tego roku nie przejdą na kolejny, a potrzeba i tak pojawi się w pierwszym kwartale.
- Sprzęt po okresie gwarancji. Każda naprawa oznacza koszt i przestój, a z czasem coraz trudniej o części do starszych modeli.
- Zatrudnienia zaplanowane na styczeń i luty. Sprzęt kupiony w grudniu można spokojnie przygotować, zanim nowe osoby przyjdą do pracy.
Ostrożnie z kupowaniem na zapas. Laptop, który leży w szafie, zamraża gotówkę, a gwarancja producenta zwykle biegnie także wtedy, gdy sprzęt nie jest używany. Zakup tylko po to, żeby „zrobić koszt”, też rzadko się opłaca: koszt obniża podatek o część wydatku, a wydajesz całą kwotę.
Nie warto też zamawiać w ostatniej chwili z myślą o rozliczeniu w tym roku. Jeśli sprzęt dotrze w styczniu, koszt co do zasady przesunie się na kolejny rok, niezależnie od daty zamówienia.
Budżet IT na koniec roku: jak policzyć potrzeby i koszty
Inwentaryzacja zamiast szacunków
Planowanie zakupów IT zaczyna się od listy sprzętu. Przy każdym urządzeniu zapisz datę zakupu, datę końca gwarancji producenta, stan techniczny (bateria, dysk, ekran), wersję systemu i użytkownika. Dopisz osoby, które dołączą do firmy w pierwszym kwartale, oraz stanowiska, na których zmienią się wymagania.
Jeśli firma przyjęła stały cykl wymiany laptopów (na przykład od 3 do 4 lat), lista od razu pokaże, które urządzenia trzeba wymienić teraz, a które mogą poczekać. Przy doborze konfiguracji przydadzą się kryteria wyboru laptopa biznesowego, opisane w osobnym artykule.
Z czego składa się pełny koszt
Cena laptopa to tylko część wydatku. Planując zakup laptopów na koniec roku, uwzględnij wszystkie pozycje:
- sprzęt: laptopy, stacje robocze, ewentualnie serwer lub elementy sieci,
- akcesoria: stacje dokujące, monitory, zasilacze, torby, klawiatury i myszy,
- licencje: system operacyjny, pakiet biurowy, oprogramowanie zabezpieczające,
- wdrożenie: przygotowanie obrazu systemu, przeniesienie danych, czas pracy działu IT,
- przedłużoną gwarancję producenta i pakiety serwisowe, na przykład naprawę u klienta.
Jak czytać oferty, gdy rosną koszty pamięci
Rynek podzespołów daje sygnały presji kosztowej. TrendForce w komunikacie z 30 września 2026 r. prognozuje wzrost cen kontraktowych pamięci w IV kwartale 2026 r.: od 10 do 15% w ujęciu kwartalnym dla konwencjonalnej pamięci DRAM i od 15 do 20% dla pamięci NAND Flash, na której opierają się dyski SSD. Ceny kontraktowe płacą producenci sprzętu. Do cen w sklepach przenoszą się z opóźnieniem i nie w pełnej wysokości.
Rośnie też udział tych podzespołów w koszcie laptopa. Według TrendForce (komunikat z 4 września 2026 r.) procesor, pamięć DRAM i dysk SSD stanowiły ok. 68% kosztu materiałów popularnego notebooka w III kwartale 2026 r., wobec ok. 45% w I kwartale 2025 r. W komunikacie z 8 października 2026 r. TrendForce wskazał rosnące koszty jako główne ryzyko dla rynku notebooków w 2027 r.: jeśli ceny DRAM i procesorów pozostaną wysokie, producenci mogą przenosić większą część kosztów na ceny.
Nie oznacza to, że laptopy na pewno zdrożeją. Nie warto jednak planować budżetu na podstawie cen sprzed kilku miesięcy. W praktyce:
- proś o ofertę z wyraźną datą ważności i nie zakładaj, że cena utrzyma się po tym terminie,
- przy większych ilościach zapytaj, czy dostawca może zarezerwować sprzęt na czas akceptacji zamówienia,
- rozważ zakup etapami: najpilniejsze stanowiska teraz, pozostałe w pierwszym kwartale, po ponownym sprawdzeniu cen.
Podatki i księgowanie na przełomie roku
Poniżej opisujemy ogólne zasady. Sposób rozliczenia zależy od formy opodatkowania i sytuacji firmy, dlatego przed zakupem omów go z księgowym.
W którym roku pojawi się koszt
Środek trwały wprowadza się do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania, a amortyzację nalicza się od miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia do ewidencji. O tym, w którym roku pojawi się koszt, decyduje więc m.in. data dostawy i oddania sprzętu do używania, a nie data złożenia zamówienia.
Sprzęt o wartości do 10 000 zł
Składnik majątku o wartości początkowej do 10 000 zł (u czynnych podatników VAT co do zasady liczy się wartość netto) można zaliczyć do kosztów jednorazowo. Laptop dostarczony i wydany pracownikowi w grudniu może więc obciążyć koszty tego roku.
Droższy sprzęt: amortyzacja 30% rocznie
Laptopy i komputery należą do grupy 4 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT, zestawy komputerowe), dla której roczna stawka amortyzacji wynosi 30%. Przy amortyzacji liniowej sprzęt wprowadzony do ewidencji w grudniu będzie amortyzowany dopiero od stycznia, więc w tym roku nie wygeneruje kosztu.
Jednorazowa amortyzacja w ramach de minimis
Mali podatnicy i firmy rozpoczynające działalność mogą skorzystać z jednorazowej amortyzacji środków trwałych z grup od 3 do 8 KŚT. Limit wynosi 50 000 euro rocznie, czyli w 2026 r. 213 000 zł. Małym podatnikiem w 2026 r. jest firma, której przychód brutto za 2025 r. nie przekroczył 8 517 000 zł. Odpisu dokonuje się w roku, w którym środek trwały wprowadzono do ewidencji, więc i tu znaczenie ma grudniowa dostawa. To pomoc de minimis, więc wlicza się do limitu 300 000 euro w ciągu trzech lat.
Podzielona płatność przy fakturze powyżej 15 000 zł brutto
Laptopy, komputery, monitory i dyski znajdują się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Jeśli faktura między podatnikami VAT przekracza 15 000 zł brutto i zawiera choć jedną taką pozycję, całą fakturę trzeba zapłacić w mechanizmie podzielonej płatności, czyli MPP (art. 108a ust. 1a ustawy o VAT). Jeśli płatność przypada na koniec grudnia, uprzedź dział finansowy, że przelew musi pójść w MPP. VAT naliczony odlicza się na ogólnych zasadach.
Termin dostawy sprzętu: harmonogram wsteczny od 31 grudnia
Najprościej planować od końca: ustal, kiedy sprzęt ma trafić do pracowników, i od tej daty wyznacz terminy wcześniejszych etapów. Kluczowe decyzje, czyli specyfikacja, wybór oferty i forma finansowania, powinny zapaść w listopadzie lub na początku grudnia. Grudzień zostaw na dostawę, przygotowanie sprzętu i dokumenty.
| Etap | Co zrobić | Na co uważać |
|---|---|---|
| Inwentaryzacja i specyfikacja (listopad) | Lista urządzeń do wymiany, liczba nowych stanowisk, wymagania: procesor, pamięć, dysk, ekran, porty, akcesoria | Nie zamawiaj „tego samego co ostatnio” bez sprawdzenia, czy model jest nadal dostępny |
| Zapytanie i porównanie ofert (listopad) | Zapytanie do dwóch lub trzech dostawców z prośbą o termin dostawy i datę ważności oferty | Porównuj identyczne konfiguracje i ten sam zakres gwarancji producenta |
| Akceptacja i finansowanie (koniec listopada, początek grudnia) | Decyzja zarządu, wybór formy: zakup, leasing, raty, wynajem, limit kupiecki | Decyzja finansującego wymaga czasu, a oferta może stracić ważność w trakcie akceptacji |
| Zamówienie (początek grudnia) | Zamówienie z terminem dostawy potwierdzonym na piśmie | Przy konfiguracjach na zamówienie i większych ilościach sprawdź termin przed złożeniem zamówienia |
| Dostawa i odbiór (przed świętami) | Przyjęcie dostawy, sprawdzenie liczby sztuk, numerów seryjnych i stanu opakowań | W dniu dostawy ktoś musi być w biurze; zostaw zapas na przerwę świąteczną |
| Przygotowanie i wydanie sprzętu (grudzień) | Konfiguracja, instalacja oprogramowania, wydanie pracownikom | Data wydania sprzętu do używania ma znaczenie dla księgowości |
| Dokumenty (do 31 grudnia) | Faktura, protokół odbioru i przekazania, wpis do ewidencji | Sama data faktury nie zastąpi daty dostawy; przy fakturze powyżej 15 000 zł brutto pamiętaj o MPP |
Dni wolne na przełomie roku
Od 2025 r. Wigilia jest w Polsce dniem wolnym od pracy. W 2026 r. wypada w czwartek, więc firmy pracujące od poniedziałku do piątku nie pracują od 24 do 27 grudnia (Wigilia, dwa dni świąt i weekend). Drugi dzień świąt wypada w sobotę, więc pracodawcy muszą wyznaczyć pracownikom inny dzień wolny, a część firm wybiera na niego jeden z ostatnich dni grudnia. Wolne są też 1 i 6 stycznia. W ostatnim tygodniu grudnia wiele firm, również dostawców i kurierów, pracuje w ograniczonym zakresie.
Wniosek: dostawę planuj przed świętami, a ostatnie dni roku traktuj jako rezerwę, nie jako termin docelowy.
Modele z magazynu czy konfiguracje CTO
Sprzęt dostępny w magazynie zwykle dociera szybciej. Konfiguracje na zamówienie (CTO, od ang. configure to order, czyli laptopy składane przez producenta według specyfikacji klienta) pozwalają dobrać dokładnie potrzebną pamięć, dysk czy ekran, ale ich realizacja zwykle trwa dłużej. Jeśli zależy ci na rozliczeniu w tym roku, zapytaj o termin przed zamówieniem i porównaj go z modelem dostępnym od ręki.
Odbiór, protokół i faktura
Przy odbiorze sporządź protokół z datą, liczbą sztuk i numerami seryjnymi. Przy wydawaniu sprzętu pracownikom przyda się protokół przekazania. Sprawdź też datę i dane nabywcy na fakturze, bo korekta na przełomie roku to dodatkowy kłopot.
Przygotowanie wdrożenia w skrócie
Zanim sprzęt dotrze, ustal, kto dostaje które urządzenie, przygotuj obraz systemu i plan przeniesienia danych oraz zaplanuj terminy wydania. Wdrożeniu floty laptopów poświęcimy osobny artykuł.
Finansowanie zamiast jednorazowego wydatku
Pod koniec roku potrzeby bywają duże, a gotówka jest już przeznaczona na inne cele. Wtedy warto rozważyć finansowanie: sprzęt trafia do pracowników teraz, a koszt rozkłada się w czasie. Różnice między poszczególnymi formami omówiliśmy w artykule leasing, wynajem czy zakup laptopów dla firmy.
NTBX współpracuje z firmami leasingowymi i bankami oraz pomaga zorganizować leasing, raty, wynajem lub zakup w ramach limitu kupieckiego. Pamiętaj, że decyzja o finansowaniu też wymaga czasu, dlatego wniosek umieść w harmonogramie przed zamówieniem, a nie po nim.
Szkoły, urzędy i inne jednostki publiczne
W jednostkach publicznych koniec roku ma znaczenie formalne. Zgodnie z art. 263 ustawy o finansach publicznych niezrealizowane wydatki budżetu jednostki samorządu terytorialnego wygasają z upływem roku budżetowego. Dotyczy to także szkół i placówek prowadzonych przez samorząd. Jednostki państwowe podlegają odrębnym regulacjom.
Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może uchwałą ustalić wykaz wydatków niewygasających, ale tylko dla wydatków związanych z umowami w sprawie zamówienia publicznego lub umowami, które zostaną zawarte po zakończonym postępowaniu z wybranym wykonawcą. Ostateczny termin ich wykonania to 30 czerwca następnego roku, a uchwałę trzeba podjąć przed końcem roku budżetowego. To ogólny opis przepisów, nie porada prawna. Konkretną sytuację omów ze skarbnikiem lub prawnikiem jednostki.
Do harmonogramu dostawy trzeba też doliczyć czas na postępowanie (przetarg lub zapytanie ofertowe). Jak wygląda współpraca z nami w takim trybie, opisujemy na stronie o przetargach i zapytaniach publicznych na sprzęt IT.
Windows 10 i inne powody, żeby nie odkładać wymiany
Standardowe wsparcie Windows 10 zakończyło się 14 października 2025 r. Według dokumentacji Microsoft Learn drugi rok płatnych rozszerzonych aktualizacji zabezpieczeń (ESU) dla organizacji trwa od 14 października 2026 r. do 12 października 2027 r. i kosztuje dwa razy więcej niż pierwszy, a cały program trwa najwyżej trzy lata (więcej w artykule o Windows 11 Pro i końcu wsparcia dla Windows 10).
Drugi powód to urządzenia, którym skończyła się gwarancja producenta. Gdy jest ich w firmie dużo, odkładanie wymiany oznacza płacenie za naprawy, które przy nowym sprzęcie pokryłaby gwarancja.
Lista kontrolna przed złożeniem zamówienia
- Lista sprzętu jest aktualna i zawiera daty końca gwarancji.
- Liczba nowych stanowisk na pierwszy kwartał jest znana.
- Specyfikacja obejmuje sprzęt, akcesoria, licencje i serwis.
- Oferty mają datę ważności i dotyczą identycznych konfiguracji.
- Termin dostawy jest potwierdzony na piśmie, z zapasem przed świętami.
- Termin dla konfiguracji CTO i większych ilości został sprawdzony przed zamówieniem.
- Forma finansowania jest wybrana, a ewentualny wniosek złożony.
- Księgowość zna planowaną datę dostawy i wie, czy płatność trzeba zrealizować w MPP.
- Wiadomo, kto odbierze dostawę i sporządzi protokół.
- W jednostce publicznej skarbnik potwierdził tryb zakupu i źródło finansowania.
Jak NTBX pomaga zaplanować zakup przed końcem roku
NTBX Sp. z o.o., firma prowadząca sklep B2B notebooki.pl (na rynku od 2004 r.), ma ponad 5 000 klientów biznesowych. Przy zakupach na koniec roku pomagamy przede wszystkim w tym, co decyduje o terminie: w doborze specyfikacji oraz w sprawdzeniu dostępności i terminu dostawy jeszcze przed złożeniem zamówienia.
W ofercie mamy laptopy, stacje robocze, monitory, akcesoria, serwery i sprzęt sieciowy wielu marek, m.in. Lenovo, Dell, HP, Acer, Asus i Samsung. Są wśród nich laptopy Lenovo ThinkPad i laptopy Dell Pro 14, a stanowisko pracy można uzupełnić o stacje dokujące i monitory biurowe. Realizujemy konfiguracje na zamówienie (CTO), a przy większych zamówieniach przygotowujemy ceny projektowe.
Pomagamy też zorganizować finansowanie i obsługujemy przetargi oraz zapytania publiczne. Więcej o organizacji dostaw piszemy na stronie o dostawach laptopów, komputerów i akcesoriów dla firm. Firma ma statusy Lenovo Platinum Partner, HP Gold (wraz z członkostwem w klubie partnerskim HP Amplify), Dell Technologies Gold i Acer Synergy Silver.
Najczęściej zadawane pytania
Czy faktura z grudnia przy dostawie w styczniu oznacza koszt w tym roku?
Co do zasady nie. O tym, w którym roku pojawi się koszt podatkowy, decyduje m.in. data dostawy i oddania sprzętu do używania, a nie data zamówienia. Sama faktura wystawiona w grudniu tego nie zmieni. Jeśli laptopy dotrą w styczniu 2027 r., trafią do ewidencji i do kosztów dopiero w 2027 r. Dlatego przy zakupie na koniec roku najważniejszy jest termin dostawy potwierdzony na piśmie. Szczegóły rozliczenia warto uzgodnić z księgowym.
Czy opłaca się kupić laptopy na zapas przed 2027 r.?
Nie ma pewności, że ceny laptopów wzrosną, choć są sygnały presji kosztowej: TrendForce w komunikacie z 30 września 2026 r. prognozował wzrost cen kontraktowych pamięci DRAM i NAND Flash w IV kwartale. Zakup na zapas zamraża jednak gotówkę, a gwarancja producenta zwykle biegnie także wtedy, gdy sprzęt leży nieużywany. Rozsądniej kupić to, czego firma potrzebuje w najbliższych miesiącach, a na resztę poprosić o ofertę z datą ważności.
Ile czasu przed końcem roku złożyć zamówienie?
Nie da się podać jednego terminu, bo zależy on od modelu, liczby sztuk i tego, czy sprzęt jest w magazynie, czy konfigurowany na zamówienie. Najbezpieczniej, gdy kluczowe decyzje zapadną w listopadzie lub na początku grudnia. Przed zamówieniem poproś o termin dostawy na piśmie i pamiętaj, że od 24 do 27 grudnia 2026 r. wiele firm nie pracuje (Wigilia, święta i weekend), a w ostatnim tygodniu roku dostawcy i kurierzy działają w ograniczonym zakresie.
Czy laptop o wartości do 10 000 zł można od razu zaliczyć do kosztów?
Tak, co do zasady składnik majątku o wartości początkowej do 10 000 zł można zaliczyć do kosztów jednorazowo, zamiast amortyzować go przez kilka lat. Liczy się miesiąc oddania sprzętu do używania, więc laptop dostarczony i wydany w grudniu może obciążyć koszty tego roku. Droższy sprzęt amortyzuje się według stawki 30% rocznie albo, u małych podatników i firm rozpoczynających działalność, jednorazowo w ramach pomocy de minimis. Warto to potwierdzić z księgowym.
Czy jednostka publiczna może zapłacić za sprzęt dostarczony w styczniu z budżetu tego roku?
W jednostkach samorządu terytorialnego niezrealizowane wydatki co do zasady wygasają z końcem roku (art. 263 ustawy o finansach publicznych). Organ stanowiący może jednak uchwałą podjętą przed końcem roku ustalić wykaz wydatków niewygasających, jeśli są związane z umową w sprawie zamówienia publicznego lub umową zawieraną z wybranym wykonawcą po zakończonym postępowaniu. Termin ich wykonania upływa 30 czerwca następnego roku. To nie jest porada prawna, dlatego decyzję skonsultuj ze skarbnikiem lub prawnikiem jednostki.
Zaplanuj zakup, zanim zabraknie czasu
Im wcześniej ustalisz specyfikację i termin dostawy, tym łatwiej wybrać konfigurację, uzyskać decyzję o finansowaniu i spokojnie przygotować sprzęt przed świętami. Jeśli chcesz sprawdzić dostępność i termin dostawy sprzętu z twojej listy, napisz na kontakt@ntbx.pl lub zadzwoń pod numer 71 778 77 00. Pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 17:00.
Zapytaj o ofertę dla swojej firmy
Powiedz nam, czego potrzebujesz – resztą zajmiemy się my. Dobierzemy sprzęt, przygotujemy ofertę i zadbamy o dostawę.
Nasi account managerowie na bieżąco szkolą się z nowości producentów. Wystarczy jeden telefon albo e-mail.
